Winstpakker van de maand februari: Raadpleeg- en terugmeldvoorziening Aa en Hunze

Hoofdonderwerp:

De BAG gebruiken

Datum:

18 februari 2010

De gemeente Aa en Hunze heeft als één van de eerste aangesloten gemeenten in Noord-Nederland niet alleen de opbouw van de BAG voortvarend aangepakt, maar ook het beheer hiervan. Met name de mogelijkheid om binnengemeentelijk terugmeldingen te kunnen doen is op een bijzondere wijze vormgegeven, namelijk via een in eigen beheer ontwikkeld terugmeldsysteem. Via dit terugmeldsysteem komt de BAG in Aa en Hunze tot leven en is het gebruik van de BAG op een eenvoudige wijze mogelijk voor alle medewerkers van de gemeente. De voordelen van de BAG zijn zo op een kostenefficiënte wijze te realiseren.

Eigenlijk doet de term ‘terugmeldsysteem’ de ontwikkelde applicatie te kort, want het is in eerste instantie ook meer een geografisch raadpleegsysteem dat direct toegang biedt naar de BAG-gegevens. Dit raadpleegsysteem draait hiermee in het verlengde van de BAG-applicatie en maakt de BAG-gegevens ook direct toegankelijk voor medewerkers die niet zelf in de BAG-applicatie kunnen komen. Dit vooruitlopend op de binnengemeentelijke distributie van BAG-gegevens naar de eigen processystemen, die meer ‘onderhuids’ via koppelingen zal gaan plaatsvinden. Door nu bij ieder gegeven wat niet juist is een vinkje te plaatsen en dan op de knop ‘terugmelden’ te drukken, kan een willekeurige gebruiker binnen de gemeente op zeer eenvoudige wijze een terugmelding doen. Uiteraard hoort hier ook een onderbouwing bij, die in een invulscherm kan worden opgenomen. Wie denkt dat deze terugmelding alleen maar leidt tot een email aan de BAG-beheerder, heeft het mis. Uiteindelijk wordt de BAG-beheerder wel geïnformeerd per email, maar het meest bijzondere is dat de terugmelding wordt doorgestuurd aan het zaaksysteem van de gemeente (Greenvalley). Dit zaaksysteem zorgt voor de registratie en de procedurele afhandeling naar de juiste betrokken medewerker inclusief de termijnbewaking. Zo zal iedere terugmelding als eerste bij de BAG-beheerder terechtkomen die moet beoordelen wat voor terugmelding het is en of er inderdaad iets mee gedaan moet worden. De BAG-beheerder kan deze terugmelding vervolgens weer doorsturen aan een collega van een vakafdeling, bijvoorbeeld die van handhaving om na te gaan wat er precies aan de hand is. Een interessante en doordachte opzet die smaakt naar meer! Zo geeft Wouter de Wolde, kwaliteitsbewaker basisregistraties, aan dat er zeker nog verbeteringen zijn te bedenken, bijvoorbeeld in het geautomatiseerd aanmaken van brondocumenten, maar deze eerste opzet biedt al een bijzondere goede basis voor actief terugmelden en de eerste ervaringen hiermee zijn ook zeer positief. Wilt u meer weten ? Zie de meer uitgebreide toelichting